Voorwaarden

Algemene voorwaarden Vrijstadmarkt

Onderstaande voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten met de Verenigde Ondernemers Culemborg, hierna te noemen VOC, met betrekking tot de Vrijstadmarkt in Culemborg die door of in opdracht van de VOC wordt georganiseerd.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend bindend wanneer die afwijkingen schriftelijk bevestigd zijn door de VOC.

Definities:

Vrijstadmarkt: De lifestyle markt die door of namens de VOC een aantal maal per jaar wordt georganiseerd in de binnenstad van Culemborg.
De Organisatie: de bestuursleden van de VOC die betrokken zijn bij de organisatie van de Vrijstadmarkt en anderen, al dan niet lid van de VOC, die op verzoek van het VOC bestuur meewerken aan die organisatie.
Aanvrager: De natuurlijke of juridische persoon (onderneming, organisatie) die deel wil nemen aan de Vrijstadmarkt en zich daarvoor heeft aangemeld.
Deelnemer: De natuurlijke of juridische persoon (onderneming, organisatie) die geselecteerd is voor de Vrijstadmarkt en heeft voldaan aan de daarbij behorende financiële verplichtingen.
Factuurbedrag: het uiteindelijke verschuldigde bedrag gebaseerd op het gekozen type standplaats, het aantal strekkende meters van de standplaats en eventuele opties (elektriciteit, marktkraam, etc.).

1. Aanvraag en selectie:

1.1 Via de website http://www.vrijstadmarkt.nl kan de Aanvrager één of meerdere plaatsen aanvragen voor een of meer edities van de Vrijstadmarkt.

1.2 Plaatsing c.q. deelname wordt pas definitief wanneer de Aanvrager is geselecteerd en het volledige Factuurbedrag voldaan is.

1.3 De Aanvrager kan verschillende types stand aanvragen met daarbij verschillende opties. De Organisatie is niet aansprakelijk indien een aanvrager een verkeerde reservering plaatst.

1.4 Een wijziging in de aanvraag/deelname kan schriftelijk (per e-mail) ingediend worden. De organisatie haar uiterste best doen de wijziging te honoreren.

1.5 De Organisatie behoudt zich het recht voor om een aanvraag te weigeren, zelfs nadat het volledige Factuurbedrag voldaan is. De organisatie is niet verplicht om in het bericht van de weigering een reden mede te delen.

1.6 Op het aanmeldformulier kunnen specifieke wensen worden aangegeven. De Organisatie zal hier uitdrukkelijk rekening mee houden, maar kan niet garanderen dat de 
betreffende wens kan worden ingewilligd. 

1.7 Indien twee Deelnemers een kraam willen delen, dan is dit alleen toegestaan na een schriftelijk akkoord van de Organisatie. Het delen gebeurt op eigen verantwoordelijkheid, evenals het verdelen van de kosten.

1.8 Indien een kraam wordt gedeeld zonder schriftelijk akkoord van de organisatie, dan zal er voor beide deelnemers het volledige Factuurbedrag gerekend worden (volledige standhuur).

1.9 Bij het aanvragen van een extra standplaats wordt het volledige bedrag gerekend.

2. Annulering:

2.1 Annulering van de deelname respectievelijk van de aanvraag dient schriftelijk (per e-mail) en gedateerd te gebeuren.

2.2 Annulering van de deelname respectievelijk van de aanvraag is gratis tot 14 dagen voor aanvang van het evenement.

2.3 Bij annulering later dan 14 dagen voor aanvang van het evenement en ook wanneer de deelnemer niet komt, blijft het volledige factuurbedrag verschuldigd.

2.4 De Organisatie is niet verplicht om het factuurbedrag of een deel daarvan te retourneren bij onvrede van de deelnemer. 

3. Standplaats:

3.1 Het product of de dienst waarmee de deelnemer zich presenteert op de Vrijstadmarkt moet overeenkomen met het product of de dienst waarmee de deelnemer zich heeft ingeschreven, behoudens wijziging in overleg met de Organisatie. Zo'n wijziging is alleen toegestaan nadat deze door de Organisatie schriftelijk is bevestigd. 

3.2 Er mag geen schade worden toegebracht aan de kramen en voorzieningen op het terrein. Gebruik van spijkers, e.d. is niet toegestaan.

3.3 Het is de Deelnemer niet toegestaan zijn/haar standplaats en/of kraam uit te breiden zonder toestemming van de organisatie.

3.4 Indien een deelnemer een uur voor aanvang van het evenement nog niet is verschenen dan vervalt de deelname.  Alsnog deelnemen is dan uitsluitend mogelijk na overleg met de organisatie, waarbij mogelijk niet alle gereserveerde opties meer mogelijk zijn. In die situatie blijft het volledige Factuurbedrag verschuldigd.

3.5 Het is niet toegestaan om de kraam door te verkopen, te verhuren of te verpachten aan andere partijen.

3.6 Deelnemers dienen zich te houden aan de toegewezen kraam. Ruilen kan in overleg met de organisatie, maar alle betrokken deelnemers moeten het met de voorgestelde ruil eens zijn.

3.7 De stand of kraam mag niet worden verplaatst zonder overleg met de Organisatie. In alle gevallen dient de minimaal vereiste ruimte voor hulpdiensten vrijgehouden te worden.

3.8 In geval van bakken of braden dient de deelnemer in het bezit te zijn van een draagbaar blustoestel. Het blustoestel moet op een direct bereikbare plaats zijn aangebracht en voor onmiddellijk gebruik gereed zijn. Het blustoestel moet maximaal een jaar voor het evenement door een deskundige zijn gecontroleerd en goedbevonden.

3.9 Wanneer de aard van de werkzaamheden het noodzakelijk maakt om onverpakte levensmiddelen met de handen aan te raken, moet er een voorziening aanwezig zijn om de handen goed te kunnen wassen. (Dit kan onder meer door het installeren van een jerrycan met een kraantje, zeep en papieren handdoekjes).

3.10 Op het terrein is gebruik van LPG, anders dan t.b.v. voortstuwing van een motorvoertuig, ten strengste verboden.

3.11 De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het bieden van kwaliteit. In het geval dat etenswaar 
wordt aangeboden moeten de eisen van het Warenwetbesluit Hygiëne van levensmiddelen (uitwerking in de Hygiënecode voor de Horeca), het Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen, de Verordening (EG) 852/2004 en de Drank- en Horecawet in acht worden genomen. Wij verwijzen met name naar de voorschriften van de Keuringsdienst van Waren en de Hygiënecode Ambulante Handel.

3.12 Verkoop van drank is niet toegestaan, tenzij goedkeuring van de organisatie is verkregen en 
men voldoet aan de voorwaarden gesteld in bovengenoemde regelingen en men in bezit is 
van een sociale hygiëne diploma.

4. Elektriciteit:

4.1 De organisatie levert alleen elektriciteit wanneer dit noodzakelijk is voor de verkoop van waren en/of het voorkomen van bederf van voedingsmiddelen. Indien u elektriciteit gereserveerd heeft, dan bent u zelf verantwoordelijk voor een haspel en geschikte 
stekkers.

4.2 Elektriciteit zal alleen beschikbaar zijn na opgave van de hoeveelheid benodigde elektriciteit 
(aangegeven in watt).

4.3 Opgave van de benodigde hoeveelheid elektriciteit dient vermeld te worden op het reserveringsformulier. Zonder vermelding behoudt de organisatie zich het recht voor om geen elektriciteit aan te bieden.

4.4 Indien op de dag van het evenement blijkt, dat de deelnemer geen elektriciteit meer nodig heeft, dan is het niet mogelijk om het reeds betaalde reserveringsbedrag geretourneerd te krijgen.

4.5 Deelnemers die op de dag van het evenement wijzigingen willen aanbrengen in de elektriciteitsvoorziening (lees: verplaatsen elektriciteitspunten, -kabels, etc.), bespreken dit vóór handelen, met de organisatie.

4.6 Indien er door overmacht al dan niet tijdelijk geen elektriciteit geleverd kan worden op de dag van het evenement, dan is de organisatie niet aansprakelijk voor inkomstenderving en/of andere kosten.

5. Aankomst & vertrek, lossen & laden, parkeren:

5.1 De deelnemer meldt zich, indien nodig, eerst aan om te horen welke plaats, hij/zij toegewezen heeft gekregen.

5.2 De deelnemer houdt zich aan de opbouw- en afbouw shift en aan de route die door de organisatie gegeven is.

5.3 Auto’s mogen alleen op het evenemententerrein aanwezig zijn om te lossen en te laden. De tijd hiervoor bedraagt 
maximaal een uur.

5.4 Het terrein dient bij aanvang/afsluiting van de Vrijstadmarkt vrij te zijn van gemotoriseerd verkeer. 
Uitzondering vormen diegene die daarvoor een ontheffing hebben aangevraagd en verkregen.

5.5 De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor eventuele gemeentelijke heffingen (lees: boetes voor foutief parkeren, e.d.).

5.6 De deelnemer is gehouden de instructies op te volgen die door vertegenwoordigers van de organisatie gegeven worden. Indien dit niet gebeurt dan kan er tot uitsluiting, zonder retournering van het factuur bedrag, besloten worden

5.7 Het is niet mogelijk uw auto op het terrein te parkeren. Er zijn voldoende parkeerplaatsen  in de omgeving beschikbaar.

5.8 De kosten van parkeren zijn niet op de organisatie te verhalen.

5.9 De deelnemer dient stapvoets te rijden op het evenemententerrein.

5.10 Deelnemers dienen de doorgaande route zoveel mogelijk vrij van auto’s te houden en ervoor te zorgen dat de los-/laadtijd zo kort mogelijk is.

5.11 Vanaf het eindtijdstip van de Markt kunnen deelnemers het terrein weer per auto bereiken om te laden.

5.12 Het is niet toegestaan de doorrijroutes te blokkeren.

5.13 Uiterlijk een uur na afloop van het evenement dienen de kramen leeg te zijn.

6. Houding en gedrag:

6.1 Indien een deelnemer zodanige hinder of last veroorzaakt c.q. oplevert of kan opleveren dat een goede uitvoering van het evenement wordt bemoeilijkt, dan kan de deelnemer direct worden uitgesloten, zonder restitutie van het Factuurbedrag.

6.2 Alle uit hinder en uitsluiting van de deelnemer voortvloeiende kosten komen voor rekening van de deelnemer, indien en voor zover de gevolgen van hinder of last hem kunnen worden toegerekend. De organisatie houdt zich het recht voor eventuele schade veroorzaakt door de deelnemer te verhalen op de deelnemer.

6.3 Het is niet toegestaan om zonder toestemming voor afloop van de Vrijstad Markt de kramen 
te ontruimen.

6.4 Laat geen rommel achter. Maak gebruik van de bijgeleverde vuilniszakken en neem deze mee naar huis.

6.5 Er mag geen schade worden toegebracht aan het terrein, de kramen, de gebouwen en de groenvoorzieningen 
op het terrein.

7. Overige:

7.1 De organisatie bepaalt de datum, het tijdstip en de locatie van de Vrijstadmarkt

7.2 De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor diefstal, verlies of schade. De 
deelnemer neemt op eigen risico deel aan de Vrijstadmarkt.

7.3 De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor inkomstenderving door slechte weersomstandigheden of door afgelasting van het evenement vanwege intrekking van de vergunning door de gemeente, bijvoorbeeld (maar niet uitsluitend) vanwege uitzonderlijke weersomstandigheden of calamiteiten op of nabij het evenemententerrein.

7.4 De deelnemer zelf is verantwoordelijk voor het treffen van voorzieningen in geval van slecht weer.

7.5 De organisatie is verantwoordelijk voor de relevante vergunningen.

7.6 De organisatie levert standplaatsen, op verzoek van de aanvrager eventueel voorzien van een marktkraam met een plank en een dak en/of vrije ruimte. De afmetingen worden van tevoren gecommuniceerd naar de deelnemers. De organisatie behoudt zich het recht voor de afmetingen per evenement te wijzigen.

7.7 Bij algehele afgelasting van de markt wegens onvoorziene omstandigheden ontvangt de deelnemer 50% restitutie van het inschrijfgeld.

7.8 De organisatie is niet aansprakelijk voor mankementen in de aangeboden waar. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het bieden van kwaliteit van de verkoopwaar.

7.9 De organisatie is niet aansprakelijk voor enigerlei schade of letsel van deelnemers en bezoekers, tenzij er sprake is van aantoonbare opzet of grove schuld aan de kant van de 
organisatie.

7.10 De organisatie is niet aansprakelijk voor schade geleden door deelnemers als gevolg van 
vertragingen, mechanische pech, weersomstandigheden, natuurinvloeden, stakingen, ziekte 
of welke overmachtssituatie dan ook.

7.11 De organisatie is niet aansprakelijk voor handelingen en invloeden van niet direct bij de 
uitvoering van de overeenkomst betrokken derden; omstandigheden die niet te wijten zijn aan organisatie en die krachtens de Nederlandse wet of de in maatschappelijk verkeer geldende 
normen niet in redelijkheid aan de organisatie kunnen worden toegerekend.

7.12 Daar waar niet in de voorwaarden is voorzien beslist de organisatie.

Ontwerp en techniek: keij-grafisch.nl